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Seg 15 Mai 2017

Paulo Passos Filho: O evento certo no lugar certo

Paulo Passos Filho estreia como articulista
(foto: divulgação/arquivo pessoal)

É notória a importância do setor de eventos para a economia e sua contribuição para o turismo. Em especial para hotelaria. De espectador deste movimento, o trade hoteleiro passou a ser considerado ferramenta fundamental neste processo, seja pela necessidade de leitos, seja como local para realização das ações.

Há alguns anos, um importante evento estava para ser realizado em uma determinada cidade e foi remanejado para outra que apresentava oferta de leitos adequada. Perceba que não estava na fase de escolha da cidade. O evento já estava sendo divulgado e comercializado com tudo certo para ocorrer no primeiro município.
 
Ocorre o seguinte: um empreendimento que estava sendo construído e complementaria a oferta de leitos necessária para realização deste evento atrasou sua obra e, desta forma, quando o congresso ocorresse não haveria leitos suficientes.

A conclusão foi que o trade turístico do primeiro município perdeu.

Outro grande evento que ocorria havia anos em instalações administrada pela própria entidade organizadora acabou por alterar o lugar de sua realização. Mudou de local e de cidade o que, concordamos, é uma mudança radical!

Dos vários motivos para tal alteração, um dos que mais me chamou a atenção foi o fato de o local do evento não permitir a democratização da ação pelo alto custo. Não do evento diretamente mas de hospedagem, transporte e alimentação dos congressistas. 

Um determinado espaço para feiras tinha virado sinônimo de "mico". Para começar, não tinha sido construído para tal finalidade e suas características técnicas não facilitavam em nada a montagem de feiras que ali aconteciam. Novos, melhores e mais adequados pavilhões sendo construídos resultaram em uma perda significativa de eventos ao empreendimento.

Oito anos depois, este espaço tornou-se um dos maiores expoentes no segmento que atuava, com uma agenda de dar inveja.

O que podemos entender com os três "cases" acima?

No primeiro, possivelmente a política capitaneou a escolha da cidade. A aposta foi alta e o município perdeu. O "trade" turístico de lá perdeu.

Em vista do tamanho deste congresso, quero crer que a ação deveria ter sido planejanda inicialmente para ser realizada em outro local.

A cidade escolhida, o local onde seria realizado, a estrutura hoteleira eram inadequadas?
Sim e não! Sim para este evento e não para milhares de outros que ali acontecem com maestria e sucesso.

No segundo caso encontramos uma situação igual na necessidade de alteração de local mas diferente no motivo. Se existe um setor onde a frase "a verdade de hoje necessariamente não é a verdade de amanha" é o setor de eventos. O local onde a ação foi realizada por diversas edições foi adequado e vitorioso até o momento em que a direção do evento detectou que a mudança de local seria benéfica para ele a partir daquela edição. O local estava neste momento impedindo, de certa forma, o crescimento do evento em questão.

Analisando o terceiro "case", podemos ver o problema por outra ótica: a do espaço! Imaginem-se na pele do empreendedor ou do acionista recebendo planilhas com panoramas cada vez mais sombrios.

Como comentado, a estrutura técnica do espaço não era adequada e, se em algum momento foi sede de várias feiras, este fato ocorreu apenas como resultado da famosa relação oferta x procura que todos conhecemos bem.

De que forma, portanto, este empreendimento alterou sua curva de faturamento? Simples: mudando o foco! Em vez de feiras, especializou-se em congressos pois a infraestrutura técnica era mais adequada a esta tipologia de eventos. 

Resumo: não existe o melhor local para eventos. Existe o local certo para cada evento. E, se permitem uma pequena alteração no titulo deste texto, incluiria: “no tempo certo”. "O evento certo, no tempo certo, no local certo".

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Paulo Passos é diretor do IBEV (Instituto Brasileiro de Eventos), tendo, em 35 anos de experiência, atuado em mais de 200 eventos nacionais e internacionais, além de ter trabalhado em quatro centros de feiras e convenções no Brasil. Ex-diretor da ABEOC-SP e da ABBTUR-SP, é consultor, palestrante e atua na direção técnica de feiras e exposições.

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