Quem é hoteleiro sabe: as negociações de tarifas corporativas nem sempre são uma tarefa fácil, porém imprescindíveis para a construção orçamentária para o ano seguinte. Com a chegada do segundo semestre, o setor volta seu olhar para os orçamentos de 2025 e a Atlantica Hospitality International, operadora com grande demanda do segmento business, aprofundou o debate hoje (12), com a realização do Summit Estratégia de Negociação RFP 2025.

Nos últimos anos, o RFP (processo de solicitação de proposta) tornou-se uma importante ferramenta no setor hoteleiro, sendo essencial para negociações entre hotéis e parceiros comerciais. No entanto, sua aplicação envolve mais do que uma simples troca de tarifas; exige gestão estratégica, planejamento e um entendimento profundo da indústria. Nesse contexto, a educação hoteleira se revela fundamental para capacitar gestores a promoverem um diálogo eficiente entre fornecedores e clientes.

O evento teve como objetivo principal discutir como as negociações podem ser aprimoradas em cada fase, envolvendo especialistas para compartilhar insights valiosos. Com mais de 120 participantes presenciais e outros 400 acompanhando online, o encontro superou as expectativas iniciais. “Imaginávamos que seria um evento menor, mas a adesão foi ótima – a sala lotou e tivemos que abrir o evento no formato híbrido”, comentou Guilherme Martini, COO & CMO da Atlantica Hospitality International, em entrevista exclusiva ao Hotelier News.

Além de oferecer o conteúdo presencialmente, a Atlantica expandiu o alcance ao disponibilizar o evento no formato In Company, possibilitando que empresas pudessem adquirir o pacote e realizar o treinamento em seus próprios espaços. Dessa forma, o conhecimento difundido foi amplamente acessível, indo além das fronteiras da sala de conferências. Martini afirmou que essa é apenas a primeira de muitas iniciativas, com a expectativa de tornar o encontro uma tradição anual que traga transformação real para o mercado.

Desafios e soluções para o mercado hoteleiro

Summit desmistifica polêmicas

O evento também abordou um dos principais desafios do setor: a falta de profissionais qualificados, especialmente no cenário pós-pandemia. Segundo Priscila Pereira, diretora de Vendas da Atlantica, esse problema não é exclusivo da operadora, mas afeta todo o mercado hoteleiro, que tem dificuldades em atrair talentos, principalmente da geração Z, que não demonstra tanto interesse em seguir carreiras em empresas tradicionais. “O evento não é sobre a Atlantica, mas sobre o mercado hoteleiro e como compartilhar informações e novidades com o setor”, enfatizou a executiva.

Durante o Summit, Martini destacou a necessidade de maior flexibilidade nas negociações, essencial em um setor tão dinâmico como o da hotelaria. “O mercado tem uma dinâmica de compra muito flexível”, explicou o executivo, que também defendeu uma revisão nas estratégias usadas pelos atualmente na indústria, buscando práticas que beneficiem tanto fornecedores quanto clientes.

No painel mediado por Luana Nogueira, diretora executiva da Alagev, especialistas como Débora Matos, gerente de Serviços e Viagens da CSN; Guilherme Rizzi, head de Inovação e Experiência da LCA Viagens; e Douglas Lopes, diretor de RM, Plan Comercial e Reservas da Atlantica, discutiram a importância de usar o RFP para resolver as dores do setor. A troca de experiências entre os painelistas e o público proporcionou uma compreensão mais profunda dos desafios enfrentados e das soluções aplicáveis.

Tarifa dinâmica como solução para o setor

Gestão de análise é fundamental, diz Martini

A tarifa dinâmica foi um dos temas centrais no evento. Martini ressaltou que, em um mercado hoteleiro com demanda flutuante, a prática de tarifas flexíveis oferece uma solução sustentável e mais vantajosa para ambos os lados.

“A tarifa dinâmica é uma realidade que sobreviveu no segmento de hospedagem porque estamos mais pulverizados. Por termos relação direta com a flutuação de demanda, a prática é sustentável, visto que o desconto passa a ser sobre o preço flutuante e não sobre um preço fixo”, sintetizou Martini. Essa abordagem, já implementada em várias relações comerciais da Atlantica, melhora a ocupação dos hotéis, evitando perdas com quartos vazios.

Priscila também destacou a importância de compreender as diversas tarifas e como utilizá-las de maneira estratégica. Ana Prado, Travel Procurement Lead da Syngenta, complementou apontando as dificuldades em aplicar a tarifa dinâmica em destinos específicos, reforçando que cada empresa precisa adaptar suas políticas de acordo com suas realidades operacionais.

O uso de tecnologia na gestão de tarifas e análise de dados foi outro tema discutido. Isabelle Grechi, gerente de Hospitality e Novos Negócios da B2B Reservas, apresentou números que mostraram a diferença entre reservas antecipadas e de última hora, evidenciando como as políticas de viagem podem influenciar a disponibilidade de tarifas online. Patrícia Thomaz, diretora de Vendas Corporativas da Omnibees, sugeriu que o tempo investido na implementação de sistemas deveria ser direcionado para controle e análise após sua implantação, melhorando a eficiência dos processos internos.

ESG e a governança na hotelaria

No painel que abordou a auditoria de tarifas e a gestão de acordos, Marcela Machado, analista em Compras da Suzano, trouxe a questão da governança corporativa no contexto ESG. Ela explicou como a tarifa dinâmica tem sido aplicada pela empresa, embora ainda existam obstáculos a serem superados. “Fazer a gestão faz muita diferença, desde a gestão até a experiência do viajante”, comentou a executiva.

Siderley Santos, vice-presidente do Maringá, ressaltou a importância de conhecer o perfil do cliente para garantir uma gestão eficaz. “A compreensão do perfil e das necessidades dos clientes é uma tarefa que deve ser priorizada no contexto atual”, disse o executivo, que destacou que o Brasil é o 10º país que mais investe em viagens corporativas no mundo.

Isabella Grillo, gerente de Contas da Atlantica, complementou mencionando o paint review, uma ferramenta comparativa que permite uma análise precisa da performance do mercado. “Trazer o comparativo em relação à performance do mercado permite que o alinhamento dos números de vendas consiga ser melhor para uma melhor gestão”.

Perspectivas do evento

No encerramento do evento, Cecília Herculino, diretora de Relacionamento com Clientes da Kontik, compartilhou suas impressões sobre a importância do encontro, destacando como as discussões foram fundamentais para o setor hoteleiro. “Esses temas são extremamente relevantes para o mercado, ainda mais no momento que estamos vivendo, onde a tarifa dinâmica não é mais uma tendência, mas uma realidade”. Segundo ela, um dos grandes desafios atuais é desmistificar essa prática junto aos clientes e gestores que ainda não estão totalmente familiarizados com o conceito.

Ela ressaltou que, com base nas estatísticas apresentadas durante o evento, mais de 60% do mercado já adota a tarifa flutuante. “Isso quebra o paradigma de que é necessário negociar sempre uma tarifa fixa. Para 2025, acredito que veremos cada vez mais essa modalidade de negociação com clientes e trabalhando juntos em diretórios híbridos”, explicou.

(*) Crédito da capa e das fotos: Sidnei Azol/Atlantica Hospitality International