O setor de eventos, crucial para o turismo e a hotelaria, representa uma significativa fonte de receita para muitos empreendimentos. Gerenciar essa demanda de maneira eficaz exige habilidades específicas dos profissionais, que precisam estar sempre atualizados com as últimas tendências e práticas do mercado.

Para se destacar no departamento de eventos, é fundamental oferecer uma personalização de serviços de alta qualidade e manter uma comunicação constante com os parceiros. A escuta ativa e a capacidade de adaptar-se às necessidades dos clientes são diferenciais importantes para garantir o sucesso e a satisfação do público.

Entre as referências de gerenciamento de eventos no mercado hoteleiro, Fernanda Hussne, head de Vendas e Eventos do Hotel Unique; Vania Dezordi, gerente Comercial do Bourbon; e Viviane Dias, gerente Nacional de Vendas do Grupo Tauá, falam exclusivamente para a reportagem do Hotelier News sobre os desafios e as particularidades de cada empreendimento e rede para implementar melhorias na geração de receitas no departamento.

Principais habilidades de gerenciamento de eventos

Relação humana e atenção ao cliente

Fernanda enfatiza a importância da conexão com o cliente desde o primeiro contato. “Tudo gira em torno de pessoas e expectativas e nosso time cuida dessa gestão. Nossa maior habilidade é a relação humana, o cuidado, a atenção, a escuta ativa”, afirma. Esta abordagem é essencial para criar experiências memoráveis e positivas, especialmente em um mundo acelerado e superficial.

Viviane reforça essa abordagem.”Temos o evento do cliente como nosso também e fazemos isto com muito zelo para que o participante não sinta nenhuma intercorrência. Apresentamos ao cliente as possibilidades e condições para que ele avalie o melhor cenário. Esta segurança que o cliente sente com nosso apoio reflete em um evento entregue com menos estresse e mais dinamismo“.

Personalização e detalhes

Unique trabalha com foco na experiência dos convidados

Viviane também destaca a relevância da personalização no Tauá Resorts, mencionando a criação de espaços inovadores, como o Fire, em Atibaia, para atender às demandas dos clientes. “Nossa plataforma de relacionamento (CRM) nos fornece uma visão 360 graus dos nossos clientes, permitindo que nossas equipes de vendas, marketing e atendimento trabalhem de forma coordenada e eficaz. Com o módulo de eventos, conseguimos gerenciar todos os aspectos, desde a logística até a comunicação com os participantes, de maneira integrada e fluida. Isso se traduz em uma experiência impecável para nossos hóspedes, que sentem a diferença no cuidado e na atenção aos detalhes”. 

Para o Hotel Unique, a personalização é um diferencial crucial. “Nosso time tem o cliente como prioridade e com essa mentalidade tudo fica mais fácil”, diz Fernanda. Cada evento é pensado para atender às necessidades específicas do cliente, com uma atenção meticulosa aos detalhes, desde a escolha do menu até a configuração do espaço.

“Um exemplo disso é que a cada evento social, o chef Emmanuel Bassoleil faz uma reunião de cardápio para entender tudo sobre os anfitriões e seus convidados, com o intuito de personalizar ao máximo o menu da festa. Marcamos uma degustação com todos os envolvidos para que eles provem todos os itens que serão servidos no dia e tenham a certeza de que fizeram a melhor escolha”, explica Fernanda.

Tecnologia e eficiência operacional

O uso de tecnologia é um ponto central para o Hotel Unique e o Bourbon Atibaia. Vania  destaca o uso de uma plataforma de CRM para melhorar a eficiência. “Utilizamos como aliado um CRM que atualmente vem ganhando um espaço muito importante para a área na empresa. Temos a visibilidade de todo o processo da execução do evento na ferramenta, assim eliminamos retrabalhos e reduzimos etapas do processo“.

Viviane menciona a integração de tecnologias de ponta no Tauá Resorts, como o CRM e o módulo de eventos, que permitem uma gestão integrada e eficiente.

Comunicação clara e eficaz

A comunicação é fundamental para a execução bem-sucedida de eventos. No Tauá Resorts, Viviane explica que a comunicação fluida é facilitada por reuniões pré-execução e a criação de grupos de mensagens que incluem hotel, organização e principais fornecedores. “Tudo sobre o evento passa por este canal, deixando todos cientes e com respostas mais rápidas”, afirma.

Vania também enfatiza a importância da comunicação contínua durante a entrega dos eventos na Bourbon, destacando a presença física da equipe próxima ao cliente para garantir a segurança e a fluidez das operações.

Flexibilidade e adaptação 

A flexibilidade é essencial para lidar com imprevistos e mudanças de última hora. No Tauá Resorts, a equipe está preparada para buscar soluções rápidas e assertivas. “Apresentamos ao cliente as possibilidades e condições para que ele avalie o melhor cenário”, explica Viviane. Essa capacidade de adaptação contribui para o sucesso dos eventos e reduz o estresse dos clientes.

Manutenção e inovação constante

Entender as nuances dos eventos é essencial, diz Viviane

Manter as instalações atualizadas e inovar constantemente são prioridades no Bourbon Atibaia e no Tauá Resorts para um bom gerenciamento de eventos. Viviane destaca a criação de novas áreas e a melhoria contínua das instalações na rede mineira para atender às expectativas dos clientes e proporcionar experiências excepcionais.

“O empreendimento está nesse momento passando por uma atualização nos apartamentos e a previsão é que o prédio esteja finalizado até o final deste ano. Temos também já previsto e agendado uma atualização no Centro de Convenções Grand Ballroom. E além dessas áreas, a rede acaba de criar uma vertical de negócios, a Bourbon Gastronomia, empresa dedicada a elevar o padrão da gastronomia de todos os empreendimentos e que trará mudanças significativas para a área de eventos”, finaliza Vania.

(*) Crédito da capa: Rawpixel

(**) Crédito da foto: Divulgação/Hotel Unique

(***) Crédito da foto: Divulgação/Grupo Tauá