Departamento de eventos: prazos e agilidade

O dia-a-dia deles é corrido. Trabalham com prazos, improvisos, decisões tomadas de última hora. Quando necessário, ficam no trabalho sem trégua até resolver o problema - e aí não importa se passa muito das oito horas diárias de jornada.

Estamos falando da área de eventos dos hotéis. Conhecemos profissionais deste setor de três empreendimentos: Novotel Jaraguá, Renaissance e WTC. O que todos têm em comum? A agilidade, o tempo corrido, a capacidade de lidar com pessoas, pressão, telefones tocando e prazos a cumprir, tudo no mesmo instante.

Por Karina Miotto

  
Registro de alguns momentos na sala da equipe de eventos do Renaissance
(fotos: Karina Miotto)

A área de eventos é muito importante para qualquer hotel, já que é dela que vem boa fatia da receita. No caso da cidade de São Paulo, é mais do que fundamental. O turismo de negócios é o grande vetor da hotelaria paulistana e é dele que vêm os eventos – uma espécie de saudável círculo vicioso. Tiago Varalli, gerente de contas do Novotel Jaraguá, afirma: "aqui, os eventos são responsáveis por 80% da receita".


Olhar de chefe: Cleusa observa uma de suas colaboradoras

Como funciona
Cleusa Rocha, coordenadora de eventos do Novotel Jaraguá, explicou o básico da dinâmica na unidade e nos ajuda a entender um pouco da rotina de quem trabalha na área. "Primeiro vemos o perfil do evento, o número de pessoas - quanto mais detalhado ele for, menos problema você pode ter para realizá-lo -, a disponibilidade de salas. Fazemos um orçamento e esperamos a resposta."

Com um retorno positivo, a equipe vai atrás de concretizar tudo o que foi assinado no papel. Em alguns casos, isso inclui contratação de equipes terceirizadas de outros profissionais como seguranças e garçons extra, por exemplo. E fica atenta – a qualquer sinal de problema, agilidade é a palavra para resolver tudo a tempo. Carlos Eduardo Queiroz Netto, diretor de eventos do Renaissance, conta que não desgruda do celular. Se o cliente recisou... ligou. Sylvia Muniz, gerente de eventos do WTC, completa: "Tenha jogo de cintura. Deixe o cliente falar. Saiba ouvir".

   
Sylvia Muniz, Carlos Eduardo Queiroz Netto e Cleusa Rocha
(fotos: Karina Miotto, Divulgação, KM)

Pré-requisitos essenciais para quem quer se aventurar em eventos: disponibilidade, boa vontade, gostar do que faz, inglês afiado – se falar outros idiomas, melhor ainda. Carlos Eduardo, mais conhecido como Cadu, atenta para flexibilidade de horário, gosto por mudanças rápidas de rumos e saber trabalhar sob pressão. "O profissional deve ser dinâmico e com alto grau de responsabilidade", afirma. "Na hora da entrevista ganha o posto a pessoa que for mais saidinha, mais elétrica. É preciso ter pique", diz Sylvia, que complementa falando sobre a importância do controle emocional. Já pensou levar as conversas, às vezes ofensivas, para o lado pessoal?

A lista de exigências não pára por aí. "Uma pessoa de eventos deve estar plugada o tempo todo. Tem que ouvir os pensamentos do cliente e já responder antes dele perguntar. Deve ter simpatia e paciência. Não ser pavio curto de jeito nenhum", completa Cleusa, que friza a consciência a respeito do trabalho em equipe. "Não pode acontecer de querer puxar o tapete do outro. Somos um por todos e todos por um", diz. Para Cadu, quanto maior a união da equipe, melhor o resultado do trabalho lá fora.


Painel decorativo da sala do Renaissance:
importância do trabalho em equipe

Algumas idéias diferenciadas são possíveis de realizar. Outras, não. Exemplo: certa vez, pediram ao Novotel Jaraguá que dois jantares fossem feitos na área do restaurante e não em um espaço para eventos. Uma vez decidido que seria possível atender o pedido do cliente, veio a mobilização geral para que a decoração da área de alimentação fosse totalmente readaptada. O resultado foi o trabalho ininterrupto das 8h30 até 18h30 do dia seguinte, com os profissionais dormindo dentro do próprio hotel. O evento foi um sucesso e o cliente saiu bastante satisfeito. "Entro todo dia às 8h30. Quando a rotina está normalizada, saio às 19h. Meu marido fala que vai me dar o desquite há tempos...", diverte-se Cleusa.


Cleusa (no centro) e algumas de suas colaboradoras


Concentração, agilidade e disciplina

O maior desafio no trabalho para Cleusa é pegar uma ficha de satisfação com 100% de aprovação, principalmente se ela vier de clientes difíceis e muito exigentes. "Satisfazer um cliente complicado dá a sensação de dever cumprido", diz. "Por mais que você tenha produto, sempre tem quem queira algo diferente", completa Cadu.

Mas nem sempre o desejo pode ser satisfeito. Não por falta de vontade, mas por impossibilidade estrutural e até por segurança, mesmo. "Certa vez quiseram fazer um jantar para 50 pessoas no heliponto. Tivemos que recusar", conta Sylvia.


Sylvia (à esquerda) e algumas integrantes de sua equipe

Às vezes, o tempo para deixar tudo pronto é curto. "Já aconteceu de fecharmos um evento para 200 pessoas, mas vieram 500! Tivemos que nos desdobrar, foi trabalho em conjunto no hotel inteiro: pessoal de engenharia, segurança, recepcionistas, gerente geral. Nos mobilizamos, disponibilizamos o estoque de comida do hotel. Tinha que dar tudo certo", conta Cadu, aos risos. E deu mesmo.


Cadu conversa com suas colaboradoras sobre a agitação do dia-a-dia

A correria é tanta e a dinâmica é tão rápida que muitas vezes o trabalho vai parar em casa – e até em sonhos. "Já sonhei algumas vezes com eventos. As meninas também. Essa área exige muita atenção e dedicação, é louca – mas eu gosto muito", conta Sylvia.

Janaína Sabatine trabalha com eventos há 6,5 anos e há dois está na equipe de Cadu. Ela conta que depois de ingressar no departamento, aprendeu a ter mais paciência até em sua vida pessoal. "Hoje tenho mais respeito ao próximo, controle emocional e capacidade de lidar com diferentes pessoas e situações."


Janaína está do lado esquerdo de Cadu

Estrutura
Novotel Jaraguá
23 salas
Capacidade de comportar até 1.750 pessoas
Equipe de 15 colaboradores entre operacional, estagiário, montadores e administrativo
Inglês e francês são duas línguas importantes, já que a Accor é francesa
Média de 130 eventos por mês
Oferece condições especiais a clientes habitués


Auditório do Novotel...

Renaissance
16 salas
Capacidade de comportar até 1,5 mil pessoas
Equipe de nove colaboradores entre vendas de eventos sociais, diretor e gerentes. Se for contar com garçons e maitres, esse número chega a 26
Média de 120 eventos por mês
Inglês e espanhol são importantes
Oferece condições especiais a clientes habitués


Teatro do Renaissance sendo preparado para um evento

WTC
30 salas
Capacidade de comportar até 2,5 mil pessoas. Com a inauguração do Golden Hall, em julho do ano que vem, atenderá mais 4 mil
Equipe de sete colaboradores em eventos. Se for contar com maitres, garçons e pessoal de limpeza que atendem a área, esse número chega a 15
Inglês é fundamental
Média de 60 eventos por mês
Oferece condições especiais a clientes habitués



Vista panorâmica do Golden Hall
(foto: Peter Kutuchian)

Serviço
www.accorhotels.com.br
www.marriottbrasil.com
www.wtchotel.com.br

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