Flavio Guersola é especialista em Gestão Empresarial

É fato que o departamento de compras é de grande importância para qualquer negócio, mas para um empreendimento gastronômico posso afirmar que esse departamento é fundamental. Gosto muito de utilizar metáforas para reforçar as minhas afirmações, então vamos lá: Olhando o corpo humano, temos vários órgãos que são de vital importância para a sobrevivência, porém todos esses órgãos (Departamentos) precisam ser abastecidos de nutrientes (insumos). Caso esses nutrientes não sejam entregues ou não possuam qualidade, existe a possibilidade dos órgãos ficarem deficitários, podendo acabar gerando a diminuição da imunidade e falência do corpo como um todo. Fazendo um comparativo vejo o departamento de compras como o nosso sangue, que busca nutrientes e distribui dentro do empreendimento. Sendo assim, se não tivermos um departamento de compras qualificado que busque itens de custo benefício e qualidade de forma suficiente para abastecer todo o empreendimento, o risco de entregarmos o serviço de qualidade discutível é quase certo, desta forma existirão grandes dificuldades para mantermos nosso negócio de forma saudável.

¨A arte de comprar está se tornando cada vez mais uma profissão e cada vez menos um jogo de sorte¨
(Henry Ford)

O departamento de compras esta diretamente ligado ao Custo de Mercadoria Vendida (CMV), isso porque é através dele que os insumos são adquiridos. Hoje, dentro dos empreendimentos gastronômicos e de acordo com o mercado, uma média adequada para o CMV esta na casa dos 28% a 30%. Podemos então afirmar que em média 30% do seu faturamento passa nas mãos do comprador da sua empresa, você já havia pensando nisso? Qual importância você tem dado a esse departamento dentro do seu negócio? Visitando vários empreendimentos gastronômicos, normalmente vejo o departamento de compras em locais improvisados, com poucos recursos, profissionais com baixo nível de treinamento e qualificação. Indicadores de desempenho para medir a eficiência do departamento são praticamente inexistentes.

"Acho muito interessante que compras significam em media 25% a 35% do faturamento dos estabelecimentos,
e ainda assim o tempo investido em gestão e controles nesta area é muito pequeno.
Os estabelecimentos precisam se profissionalizar muito e rapidamente nesta área"
(Rodrigo Vasconcellos – CMV Solution)

Para se ter um departamento de Compras que auxilie seu empreendimento a atingir o sucesso, é preciso realizar uma interação do comprador com todos os departamentos, esse colaborador deve entender as necessidades do empreendimento. Inicialmente ele precisa estar alinhado com o chefe da Cozinha para buscar produtos e insumos dentro das necessidades apontadas, com menor custo benefício possível e com o maior prazo de pagamento, para dar fôlego ao seu fluxo de caixa. Outra situação importante são as ferramentas de trabalho, inicialmente um sistema de compras e almoxarifado efetivo deve estar disponível para o trabalho do comprador. Outra ferramenta que o comprador deve conhecer é o antigo porem eficiente Excel. Nesta ferramenta é possível realizar controles, mapeamentos além de fazer os mapas de cotação, para aprovação dos pedidos. 

Os indicadores de desempenho que podem ser criados e acompanhados para uma boa gestão do departamento de COMPRAS.

Como tudo no nosso mundo atual, a tecnologia veio para ficar e auxiliar nos departamentos de compra. Atualmente existem empresas que apresentam soluções e ferramentas de grande valia para os empreendimentos. Elas oferecem vários fornecedores já referenciados e homologados, fazem cotações e auxiliam na relação com esses fornecedores. Desta forma, disponibilizam para o comprador das empresas mais tempo para organizar o departamento e se concentrarem em questões estratégica do departamento, como a qualidade dos produtos entregues, observar os indicadores de desempenho para buscar melhorar mais ainda a efetividade do departamento.

Quer melhorar o desempenho de gestão da sua empresa? Consequentemente melhorar os resultados, aumentar os seus lucros? O Blog Cotasul, traz os 7 indicadores de gestão de compras, mais apropriados para ter um controle apurado, de como andam as compras de sua empresa.

Indicadores e/ou KPIs

Indicadores são instrumentos na gestão estratégica da empresa que permitem a mensuração dos resultados e gerem o desempenho quando se tem um planejamento estratégico, os indicadores são fundamentais para o andamento do negócio.

O departamento de compras está entre os departamentos que mais impactam o financeiro de qualquer empresa. Pense bem: as decisões nessa área podem aumentar os custos operacionais, consequentemente afetando a lucratividade do negócio. Por isso, é importante entender, aplicar e acompanhar os principais KPIs da área de compras.

Os principais Indicadores de desempenho do departamento de compras:

Custo por pedido
Compras em volumes, gera a possibilidade e uma flexibilidade maior na negociação de descontos e prazos para pagamento.  

Giro de Estoque em dias
Saber dimensionar as compras é fundamental! E quando não se tem essa noção as empresas acabam gerando custos adicionais com produtos parados em estoque, comprometimento do espaço e imobilização do capital de giro. 

Prazo médio de pagamento
Esse indicador é aplicado no setor industrial, varejista ou de serviços, as vendas a prazo é uma realidade para a maioria das empresas. Mas, quem precisa adquirir insumos para produção ou revenda de produtos, as parcelas acabam impactando o financeiro.

Lead time
O tempo decorrido entre a conclusão de um pedido e a efetiva entrega das mercadorias solicitadas. 

Performance dos fornecedores
É de suma importância criar uma analise dos fornecedores existentes, para entender a qualidade do serviço prestado. Essa analise não deve ser baseada apenas no valor de venda, mas sim numa gama de situações relevantes como um todo para o empreendimento. Essa avaliação deve ser dinâmica, registrando as informações periodicamente. Abaixo as informações que sugiro para essa análise.

  • Qualidade do produto;
  • Prazo de pagamento;
  • Facilidade no contato;
  • Auxílio na solução de problemas;
  • Prazo de entrega

Como monitorar e melhorar a performance?

O monitoramento de indicadores de desempenho sempre é mais fácil se você conta com sistemas de gestão devidamente preparados para isso. Ao estabelecer metas e parâmetros, o sistema faz o acompanhamento em tempo real e emite relatórios gerenciais que ajudam no processo de tomada de decisão.

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Flávio Guersola é especialista em Gestão Empresarial pela Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado (FECAP), graduado em Hotelaria pela Faculdade HOTEC e Técnico em Alimentos e Bebidas. Profissional com mais de 20 anos de experiência em gestão e gerenciamento de empreendimentos gastronômicos, em empresas nacionais e multinacionais, de pequeno, médio e grande porte, no mercado de hospitalidade. Atuou como responsável pelo departamento de Alimentos e Bebidas em empresas de polo econômico e na categoria midscale e upscale.

Atua como professor e palestrante, com expertise nas áreas de gerenciamento de alimentos e bebidas, planejamento de cardápio e gestão empreendedora. É um dos executivos gestores da Guersola Consultoria, sendo responsável pela Área Operacional

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