Reuniões corporativas: como garantir sua eficiência?

Estudo mostra que perde-se 25% ou mais do tempo de trabalho com atividades ineficientes

Gestores de empresas de diferentes segmentos sabem a importância das reuniões para a elaboração de estratégias assertivas. Afinal, o atingimento das metas e o bom desempenho empresarial dependem de organização e, sobretudo, boa comunicação interna. Na hotelaria, a prática é comum para a discussão de temas como revenue management, vendas e alinhamento de campanhas por períodos específicos. Ainda assim, será que os gestores e suas equipes sabem tirar proveito desses momentos?

O estudo “Quatro caminhos para uma organização focada”, da Bain & Company, revela que, em muitas empresas, perde-se 25% ou mais do tempo de trabalho com atividades de baixo valor ou completamente ineficientes. Burocracias e reuniões de tomadas de decisões são algumas delas. 

Em cima disso, e valendo-se da máxima "tempo é dinheiro", é possível medir a efetividade de reuniões? O Hotelier News ouviu especialistas de diferentes áreas, que apontaram o que deve e o que não deve ser feito no planejamento e na execução de uma reunião.

Reuniões corporativas: planejamento é tudo

Especialista no tema e autor do livro "O Poder da Atitude", Alexandre Slivnik acredita que é preciso evitar prolixidades. “É importante definir claramente quais são os objetivos práticos e quem é importante estar nesse encontro. Muitas reuniões são prolixas e com a presença de pessoas que não agregam às discussões por não estarem cientes dos objetivos", afirma.

De acordo com Slivnik, os gestores devem obedecer alguns passos na elaboração e execução do encontro. São eles:

– Defina o que quer com a reunião
– Defina quem é importante estar e pode sair com a "lição de casa"
– Defina prazos de implementação de ideias
– Documente tudo o que foi falado
– Compartilhe com os participantes
– Cobre resultados

"Além de deixar claro o objetivo, é preciso que o gestor seja um ótimo ouvinte. Colaboradores gostam disso. Quanto maior o interesse na ideia, maior a possibilidade dele continuar sugerindo coisas novas”, ensina Slivnik. “Algo importante é não esquecer o feedback positivo. Quanto mais se parabeniza pelas ideias, maior a possibilidade de novas contribuições", completa.

Para César Nunes, diretor de Marketing e Vendas na Átrio Hotéis, uma boa reunião começa pela pauta discutida. “O que vemos muito na prática é convocar-se reuniões e deixar para o momento do encontro a decisão do que será discutido. Isso é contraproducente”, diz o executivo. “Segundo ponto é estipular tempo para sua realização. Outra coisa importante é que não funcionam reuniões de decisão com vinte ou mais pessoas em uma sala. Uma boa saída para isso e fragmentá-la em encontros menores", acrescenta.

Engajamento da equipe

Para Heloísa Capela, palestrante, escritora e especialista em autoconhecimento e inteligência comportamental, é fundamental para o gestor garantir, após a aprovação de uma ideia, que seu autor participe efetivamente da execução.

"É fundamental que o líder esteja pronto para perguntar: ‘Muito bem, dessa ideia qual é a sua parte’? Quanto do seu tempo, sua criatividade, inteligência, competência e conhecimento técnico você tem a disposição para isso? Ideias para que outros façam, não são ideias. Significam ordens e quem sempre as dá é o chefe", observa Heloísa.

Fazer se entender e passar a mensagem corretamente, principalmente para pessoas mais introspectivas, é um desafio. Alexandre Bortoletto, trainer e master pratictioner na SBPNL (Sociedade Brasileira de Programação Neurolinguística), diz que é possível reverter isso. "Crie o hábito de sempre falar nas reuniões. Inicie com pequenos grupos e depois aumente para outros maiores até chegar a grandes plateias”, recomenda.

“Procure falar sustentado em bases sólidas, usando citações e fontes. Evite dar opiniões sem provas. Pense sempre que as pessoas estão ali para ouvir você e não para criticá-lo. Finalmente, foque seu discurso em coisas positivas, otimistas e em resultados esperados, evitando potencializar problemas e falhas. Elogie os acertos, pontue os problemas e incentive soluções sempre", ensina Bortoletto.

Ideias discutidas e aprovadas, estratégias estabelecidas, tarefas delegadas, fim de reunião. O que acontece depois? De acordo com Bortoletto, o trabalho precisa sempre continuar. "O gestor pode anotar os pontos principais e enviar para cada participante um resumo das apresentações, bem como uma agenda de atividades para execução e os devidos prazos”, diz o especialista. “O importante é deixar claro para os colaboradores o conteúdo da agenda, descrevendo o que deve ser feito, os métodos escolhidos para execução e o prazo final de entrega", finaliza.

* Crédito da foto: Pixabay/websubs

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