Wanderléa Trajano: implementando o Plano de Ação para atingir os objetivos do seu hotel

Wanderléa Trajano

Você é de planejar tudo em seu hotel ou já parte para ação antes de ter o planejamento e foco?

Sempre que um projeto, uma meta ou até mesmo um problema operacional aparece o gerente precisa conhecer todo o caminho que terá que percorrer até que seu objetivo seja alcançado. Que tal adotar uma ferramenta eficiente que facilite a gestão da sua empresa? O modelo de plano de ação pode lhe ajudar a auxiliar na tomada de decisões e nortear os objetivos e estratégias que precisam ser desenvolvidas para o cumprimento das metas e eliminar os problemas encontrados. Existem diversas ferramentas e técnicas que contribuem para elaborar um plano de ação, apresentarei um desses.

Primeiro ponto que você tem que ter em mente para alcançar qualquer objetivo, meta ou resultado é necessário trilhar alguns pilares, que são: foco, plano de ação e o resultado final. O planejamento vai ajudar a traçar o caminho entre o lugar em que você está e onde quer chegar. Mas, se não tiver foco claro, não vai planejar de forma correta esse caminho.

O Plano de Ação é uma ferramenta gerencial que serve para organizar as ações de melhoria. Com ela você poderá centralizar esforços na elaboração do planejamento e disciplinará a fase de execução. Serve como guia para mostrar o mecanismo necessário para atingir o resultado esperado, através da formulação de cronograma, bem como prazos, os responsáveis e recursos necessários a serem empregados.

Quando bem elaborado se torna uma estratégia que ajuda a transformar a meta/objetivo em ação, através de um processo de melhoria contínua, para levar você aos seus resultados almejados.

Uma informação muito importante, não parta para ação antes de ter o planejamento e foco. Assim como servirão também para superar dificuldades e obstáculos no caminho. Com o correto planejamento e definição de metas, qualquer objetivo se torna possível, desde conquistar sucesso profissional a melhorar seus resultados empresariais, operacionais e estratégicos. 

Ao elaborar o plano de ação é preciso seguir alguns passos, entender a situação atual, como por exemplo, avaliar a saúde financeira, estrutura física e as condições técnicas da equipe, como também é importante analisar o histórico para ajudar a compreender a situação atual e projetar objetivos e prazos para o futuro da empresa. Algumas perguntas importantes nesse momento: Quais foram os problemas que lidou no passado ou vem lidando? Que aprendizado pode ser retirado das experiências anteriores? O que poderá fazer diferente baseado nesses dados obtidos?

Ao divulgar o planejamento junto a sua equipe é importante refletir sobre a qualidade da comunicação e do relacionamento, nesse momento, nada melhor do que ouvir seus gestores e seus colaboradores. Identifique quem é responsável por cada etapa de ação e quem as apoiará. É importante mapear os profissionais responsáveis por cada etapa, devido ao conhecimento técnico ou atividades operacionais relacionadas. O próximo passo é determinar prazos para cada etapa. 

Portanto, todos os envolvidos nas atividades definidas no plano de ação devem ter bastante clareza de onde você quer chegar, porque dessa forma, as chances de sucesso aumentam. Defina seus objetivos e suas metas de forma clara e objetiva. Para cada problema, estabeleça onde quer chegar e, a partir disto, monte seu plano de ação. 

Depois de concluído, divulgue o plano de ação e o coloque em prática. Antes, será muito importante estuda-lo novamente, porque ele deve estar adaptado à sua rotina e a rotina dos seus liderados. 

Use ferramentas necessárias para simplificar a criação de seu plano de ação e sua execução. Processos burocráticos não devem ser o foco, e não dificulte sua operação. É fundamental também desenvolver estratégias para acompanhar a evolução geral do seu plano de ação, bem como definir no cronograma os períodos de análise. Quando identificado algum problema, deve-se listá-lo, identificar suas causas e atribuir uma solução adequada para resolvê-lo. Se necessário, não hesite em ajustar alguma etapa de seu projeto para garantir a eficácia. Também é importante que revise e atualize seu plano durante a execução, porque é nessa fase que aparece os eventuais erros e desvios que prejudicarão o seu andamento.

Ao estruturar um plano de ação você traçará estratégias de melhoria da situação. Vamos recapitular alguns passos para criar um plano de ação eficiente:

  • Saiba o que quer e aonde quer chegar;
  • Crie metas mensuráveis;
  • Liste todas as ações que devem ser realizadas;
  • Divida todas elas em partes menores, gerenciando cada uma delas;
  • Defina prazos para cada uma dentro de suas rotinas respectivas;
  • Crie um documento visual (tabelas, slides, quadros) para o plano de ação;
  • Acompanhe as ações com frequência, analisando seus resultados;
  • Verifique quais os seus maiores riscos e quais planos de contingência caso eles sujam.

Existem diversas ferramentas e técnicas que contribuem para elaborar um plano de ação.  Citarei duas que mais utilizo:

Plano de Ação 5w2h é uma ferramenta extremamente simples e prática, que pode ser útil em inúmeros momentos e áreas de sua empresa, ela é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. Para entender melhor essa ferramenta, ela funciona como um mapeamento das atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível pela sua equipe.

São elas:

Os 5W:

  • What (o que será feito?)
  • Why (por que será feito?)
  • Where (onde será feito?)
  • When (quando será feito?)
  • Who (por quem será feito?)

Os 2H:

  • How (como será feito?)
  • How much (quanto vai custar?) – Essa pode ser excluída.

A outra ferramenta muito útil é o Ciclo do PDCA, dividida em quatro fases ajuda a identificar os problemas, criar um plano de ação, acompanhar sua execução e corrigir erros, até a finalização e padronização. 

Para ajudar entender cada uma, segue abaixo o que significa cada etapa do PDCA:

  • PLAN/PLANEJAR: definir o desafio de qualidade a ser abordado, coletar dados relevantes e determinar a causa raiz do problema. Seguindo esses passos: Identificação do problema, analisar do fenômeno, analisar do processo e elaboração do plano de ação.
  • DO/FAZER (Executar): desenvolver e implementar uma solução; decidir sobre uma medição para avaliar sua eficácia;
  • CHECK/CHECAR: avaliar/confirmar os resultados por meio da comparação de dados antes e depois;
  • ACTION/AGIR (Padronizar e Concluir): documentar os resultados, informar os envolvidos sobre mudanças no processo e fazer recomendações para que o problema seja abordado no próximo ciclo PDCA.

O ciclo de PDCA fornece um método padronizado para alcançar melhorias contínuas e melhora o caminho para o atingimento de metas; torna-se cíclico o processo de planejar, realizar, mensurar e agir.

- “Será que meu primeiro plano de ação ficará perfeito?” 

Provavelmente não, mas com o tempo adquirirá habilidade de desenvolver planos de uma forma mais estruturada e com mais clareza. O fato é que esses planos ajudam a ter ações mais fluidas.

Pergunto: O que uma empresa espera de um gerente que não está conseguindo bater suas metas? Espere que ele analise outra vez o problema, que envolva sua equipe com o objetivo de corrigir possíveis erros ou desvios, aplicando plano de contingência para executar as ações necessárias e ter o seu objetivo alcançado.

Albert Einstein observou que não se resolve um problema com um pensamento igual ao que gerou o problema. É o famoso "pensar fora da caixa". Qualquer solução eficaz tem a ver com pensar de outro modo, buscar remédio em outro endereço.

A maneira de trabalhar os problemas gerenciais, depende muito se o líder sabe ou não se comunicar com seus liderados, fazendo com que todos participem da solução e do resultado almejado.

O processo de Comunicação é VITAL em uma organização.

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"Wanderléa Trajano é executiva especializada em administração de empresas em diversos mercados, incluindo hospitalidade, onde assumiu posição estratégica no cargo de gerente regional  e gerente geral, envolvendo as áreas: administrativa, financeira e operacional.  Atualmente, trabalha no Tauá Grande Hotel e Termas de Araxá/ MG como Gerente Geral. Bacharel em Administração de Empresas, MBA em Marketing com Ênfase no Ambiente Digital , Pós-Graduação em Controladoria, Auditoria e Perícia Contábil e MBA em Gestão Empresarial. "

(*) Crédito da imagem/foto: divulgação arquivo pessoal

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