Conseguir dar resposta à organização de um evento, independentemente do seu tamanho, é um desafio para muitos hotéis. Os sistemas de gestão de eventos assumem, portanto, um papel preponderante para uma administração bem-sucedida desse importante segmento para as receitas hoteleiras.
O que é um sistema de gestão de eventos?
Um sistema de gestão de eventos, geralmente, apresenta uma ampla gama de ferramentas capazes de auxiliar no planejamento e organização, seja para ações sociais, corporativas ou de outra natureza. Este também pode ser facilitador das várias operações inerentes ao evento, como a administração dos vários equipamentos e espaços, suas capacidades e disposições das salas.
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Um estudo da Social Tables aponta que a utilização de softwares de gestão de eventos aumenta a taxa de participação em 20%, a eficiência em 27% e a margem bruta em 20-30%, em média.
Naturalmente que, um sistema deste tipo é de grande valia para a gestão automatizada de eventos. A seguir, a Host Hotel Systems apresenta três vantagens de fazer o uso de ferramentas para administrar as logísticas:
1- Gestão integrada
No caso dos hotéis, receber eventos demanda reservas de quartos para os participantes. Isto torna necessária a utilização de um sistema de gestão de alojamento, capaz de gerir o que é inerente às hospedagens (check-in, registo de informações dos hóspedes, check-out, etc.).
Adicionalmente, se o evento precisar do serviço de catering do hotel, um POS (Point of Sale) será bastante útil para registar tudo.
Como são muitas informações dispersas em diferentes ambientes, centralizar as tarefas em um sistema único e integrado pode ser a solução para muitos problemas.
2- Poupar tempo
Um sistema de gestão de eventos que automatiza processos ao mais alto nível, desde o registo de reservas dos quartos, tarefas a realizar e equipamentos necessários, pode ser a chave para a poupar tempo.
Efetuar todas estas operações manualmente gera ineficiência e faz com que o funcionário executante se torna menos produtivo. Um sistema que agiliza as operações é uma grande valia em um mundo em que o tempo é dos recursos mais valiosos.
3- Monitorização de indicadores relevantes
Com a grande quantidade de dados recolhidos, não só sobre o evento, mas também a respeito de seus participantes, é possível extrair algumas informações. Um sistema de gestão eficiente providencia análises dos indicadores principais, para que o gestor hoteleiro possa tomar decisões estratégicas.
Acrescentado a isto, é notório que todo e qualquer negócio existe para ser rentável. Um sistema de gestão tem, ainda, a capacidade de administrar os custos dos eventos, facilitando a monotoeização dos lucros. Por meio desta funcionalidade, é também possível prever as receitas, ajudando o hoteleiro a entender a rentabilidade e o impacto das mesmas.
Para saber mais sobre a gestão de eventos automatizada, entre em contato com a Host Hotel Systems pelo link.
(*) Crédito da foto: Divulgação/Host Hotel Systems
