No ano passado, as viagens corporativas iniciaram seu processo de recuperação e, ao que tudo indica, 2023 será o período de consolidação dessa retomada. Pensando em como o trade hoteleiro pode desenvolver seu orçamento para o segmento, a HSMAI (Hospitality Sales & Marketing Association International) realizou uma roundtable com convidados e especialistas.
Com o tema Orçamento de Viagens 2023, o evento foi promovido no InterContinental São Paulo e contou com Júlia Brito — head de Viagens da Cargill e board member do Comitê Corporativo da associação — no comando do debate.
A discussão gerou insights relevantes para o setor como forma de auxiliar na criação dos budgets deste ano. Alguns drives foram desmistificados para a composição de custos, e dicas práticas para aumento de savings foram compartilhadas.
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Os gestores concluíram que, em linhas gerais, mesmo quem não está diretamente envolvido com o orçamento pode compartilhar informações relevantes para o desenvolvimento da estratégia de maneira assertiva.
A seguir, a HSMAI listou alguns insights importantes para os budgets:
- Desafio de previsão: o orçamento de 2023 será desafiador e ainda se mantém incerto, principalmente pela oscilação de preços do aéreo.
- Antecipação de compra: muitas empresas estão antecipando seus BIDs até já emitindo passagens e reservando hotéis para garantir savings.
- Histórico de 2019: gastos de 2022 em T&E (Travel & Entertainment) são válidos como histórico, mas não retrata mais uma realidade de mercado. Mesmo mantendo o volume, o orçamento estourou em função dos preços. Em geral, 2022 foi um ano de muita cautela ao olharmos para o mercado corporativo.
- Retorno do corporativo: o segmento de viagens corporativas estava previsto para um retorno em 2024, mas já estava presente a partir de outubro de 2022. Entretanto, suas características estavam diferentes, e a personalização nos acordos nunca foram tão importantes.
- Contexto do aéreo: aumento da demanda + demanda reprimida + redução das rotas + inflação + câmbio + preços do combustível altos resultaram no aumento das passagens. Espera se que, com o aumento da malha, o equilíbrio entre oferta e demanda seja restabelecido.
- Contexto terrestre (locação de carros): escassez de profissionais + escassez de recursos (crise automotiva) + inflação + câmbio resultaram na alta de mais de 50% na locação de veículos.
- Tarifas dinâmicas em hotéis dificultam previsão: ainda existe resistência em relação aos processos precificação flexível, pois tecnologia hoteleira e meios de pagamento não estão preparados para a complexidade nesse tipo de gestão de preços. Contratar uma auditoria para entender a diferença de tarifas dinâmicas x fixas para justificar se é viável não faz sentido. É um problema a mais para o gestor. Está claro para o mercado que essa prática fará sentido para alguns tipos de clientes/contratos e outros não.
Dicas
Entre os muitos insights sobre viagens corporativas que surgiram durante o encontro, seguem nove que se destacaram:
1- Revise o orçamento 2023 trimestralmente: em função da incerteza de preços dos fornecedores, principalmente aéreo, importante haver uma revisão do orçamento de viagens, eventos, etc de forma mais periódica e dinâmica. O controle do orçamento precisa estar ‘na ponta do lápis’.
2- Auxilie áreas na gestão dos seus orçamentos de viagens: muitas empresas tem seus budgets de viagens descentralizados. Mesmo assim, é importante que o gestor garanta que elas consigam manter seus budgets sob controle.
3- Equilibre/realoque custos: entender onde economizar e onde será importante investir mais fará toda a diferença.
4- Passagens aéreas e hotéis: antes da pandemia, algumas empresas faziam treinamentos e reuniões regionais na proporção de 70% presencial e 30% online, quase todo mês. Hoje, a situação se inverteu. Vale negociar internamente reuniões trimestrais e 70% online, por exemplo.
5- Locação de carros: durante a pandemia, a locação de carros foi a preferência dos viajantes, e muito do share desse tipo de deslocamento se manteve em 2022.
6- Negocie com foco: é preciso buscar assertividade nos processos e negociar o que realmente vai fazer diferença no dia a dia. Foco é importante. Negocie com os parceiros realmente relevantes.
7- Parta do OBZ (Orçamento Base Zero): além da dificuldade de utilização dos números de 2019 e 2022, não é possível tomar como base apenas os índices econômicos. Energia, mão de obra, situação dos fornecedores e muitos outras variáveis precisam ser consideradas na hora do orçamento para 2023.
8- Considere ‘todos’ os custos do online: a tecnologia está mais cara em geral. Além disso, é preciso levar em consideração itens como um chroma key, empresa especialistas em gamification, engajamento das pessoas, etc. Se, por acaso, algo é entregue em casa, existe todo o custo/tempo de recursos humanos para checar endereços, logística de entrega, etc.
9- Negocie benefícios extras com as aéreas: se está cada vez mais difícil conseguir desconto na tarifa, é preciso conhecer os serviços agregados para ampliar a negociação. Alguns exemplos são: marcação gratuita de assento; bagagem sem custo extra; upgrades em programas de milhas; alteração de data sem multa; entre outros.
Dicas bônus para fornecedores:
Hotelaria: foque na reestruturação da sua prestação de serviços e incremento da diária média.
TMCs: unam mais tecnologia com a humanização dos processos. O que fará a diferença daqui para frente será a elevação do atendimento personalizado.
Empresas de tecnologias: simplifiquem processos e aproximem todos os players/negócios.
Locadoras de carros: passem mais informações como as lojas que não fazem cotação simples, por exemplo. Algumas são exclusivas para Uber, e os viajantes corporativos precisam otimizar seu tempo nesse processo.
(*) Crédito da capa: Pixabay
(**) Crédito da foto: Divulgação/HSMAI
