A HRS em parceria com a GBTA Foundation, braço educacional e de pesquisa da Global Business Travel Association, acabam de consolidar os dados de uma pesquisa inédita e global para avaliar como os responsáveis por viagens corporativas auditam suas tarifas hoteleiras e quais os motivos pelos quais alguns programas de viagem optam por não fazê-lo. De acordo com o levantamento, no mundo todo, 86% dos gestores de viagens fazem auditorias dos itens negociados com os hotéis, incluindo tarifas e amenities, assim que são inseridas em seus sistemas. No entanto, apenas uma pequena parte verifica suas tarifas com frequência. Segundo a pesquisa, 6% audita mensalmente e 4% semanalmente.
Os números são um complemento de outra análise, divulgada pelas mesmas empresas, no mês passado. O levantamento atual é mais completo em números e conta com informações mais específicas.
Entre as empresas que realizam auditoria, 52% usam recursos internos e verificam as tarifas manualmente; 38% terceirizam para suas agências de viagens corporativas (TMCs), 15% terceirizam para seu provedor de soluções hoteleiras e 11% terceirizam para algum outro consultor externo. Além disso, 16% confia nos relatórios dos seus hotéis e 36% acredita que os viajantes os informarão quando a tarifa estiver incorreta. Considerando as economias potenciais com a verificação dessas tarifas, acreditar que os viajantes ou hotéis informarão sobre tarifas incorretas pode não ser a maneira mais eficaz de gerenciar essa atividade.
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Os dados ainda mostram que uma a cada seis auditorias (17%) tem discrepância entre o que foi negociado em contrato e o que aparece no sistema. O que pode significar uma perda de possibilidade de economia para aqueles programas de viagem que não realizam a auditoria de tarifas. Os que afirmam não terem orçamento para terceirizar o trabalho provavelmente estão em maior risco do que a maioria por pagarem tarifas desatualizadas e muito altas. Estes provavelmente poderiam recuperar o dinheiro gasto na terceirização dessa atividade detectando e ajustando os valores incorretos.
Nos casos de divergências nas tarifas, os dados do levantamento mostram que as empresas estão pagando uma média de 14% acima do valor negociado. Na região da América Latina, com as maiores diferenças, o percentual chega a 18%, enquanto nos Estados Unidos e na região Ásia-Pacífico as empresas têm pago 14% a mais do que o valor negociado. A porcentagem cai para 11% na região que compreende Europa, Oriente Médio e África.
"Os resultados da pesquisa mostram que é necessário um olhar mais atento sobre as tarifas", explica Tobias Ragge, CEO da HRS. "Os gestores de viagens trabalham muito para conseguir uma negociação de tarifa competitiva e outros amenities importantes para seus viajantes como um componente fundamental para um programa de viagens corporativo bem-sucedido. Tudo isso se torna inútil quando uma parcela significativa apresenta erro e seus viajantes não têm acesso ao que foi negociado".
Kate Vasiloff, gerente de pesquisas da GBTA Foundation, acrescenta: "Ao não realizar auditorias regulares e depender de fontes de dados não confiáveis, as empresas estão pagando muito mais do que deveriam. Realizar auditorias para garantir a precisão pode ajudar a fortalecer o programa de viagens corporativas".
* Crédito da foto: Pixabay/unsplash
