Com a evolução crescente das exigências dos hóspedes, é preciso estar um passo à frente e exceder as suas expetativas. O setor hoteleiro tem se desenvolvido cada vez mais com a utilização de softwares ajustados à sua gestão e que beneficiam toda a operação. O caso dos departamentos de front-office não é exceção, pois a escolha acertada de ferramentas de gestão pode tornar este departamento muito mais eficiente, automatizado e à altura das necessidades e desejos dos clientes, visto que é possível que seja o setor com o qual os hóspedes mais interagem.
Tendo agora uma noção mais clara da importância deste tipo de software na gestão operacional de uma unidade ou grupo hoteleiro, a Host Hotel Systems listou as principais características que um software de front-office deve ter.
Simplificação de operações check-in/check-out
O ato do check-in é um dos primeiros contatos que o cliente tem no hotel diretamente com o departamento de front-office. Por ser uma tarefa diária, convém que esteja otimizada de forma a que o hóspede o quanto antes a desfrutar da sua experiência. Assim, o ideal é que a localização da reserva seja fácil e intuitiva para a equipe e que o próprio software seja focado no usuário.
O check-in online, que funciona como um primeiro ponto de contato ao permitir o envio de comunicação antecipado para um “pré check-in”, ou mesmo os quiosques conectados ao seu PMS (Property Management System) que possibilitam que o próprio hóspede efetue a sua entrada no hotel, são mecanismos que permitem ingresso na unidade hoteleira de uma forma muito mais acelerada. Já em relação ao check-out, destaca-se a importância de ter um software que permita o envio das faturas diretamente por e-mail.
Reservas e disponibilidade
A verificação de disponibilidade e das reservas é uma tarefa diária na vida da recepção, por isso, o software de front-office deve permitir criar e modificar de reservas, assim como visualizar as vagas do hotel através de um mapa de planejamento que mostre a ocupação dos quartos.
Esta funcionalidade deve concentrar todas as reservas, independentemente da sua proveniência, tendo naturalmente a possibilidade de ter, ou não, blocos para operadores específicos.
Criação de perfis dos hóspedes
Em uma era em que o conhecimento do hóspede é tão importante, os softwares de front-office devem permitir criar e editar os perfis dos clientes de forma rápida e simples, permitindo também armazenar informações sobre as suas preferências, como tipologia de quarto mais reservada, serviços que utiliza mais frequentemente ou até mesmo as épocas do ano que costuma reservar.
Naturalmente, o sistema deve ainda assegurar que este perfil está disponibilizado em toda a rede hoteleira, com um conjunto de mecanismos que higienizem a informação, nomeadamente através de ferramentas que automaticamente encontram os perfis duplicados.
Este tipo de informação permite a adequação e personalização posterior da oferta de produtos e serviços para os vários segmentos de clientes que visitam o seu hotel. Este deve também garantir que o seu software cumpre a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Otimização da comunicação interna
O Host PMS, sendo um sistema completamente focado na eficiência da operação diária das unidades hoteleiras, permite gerar um conhecimento unificado de todos os departamentos, tornando a comunicação interna mais ágil. Desta forma, as reservas contêm o máximo de informação possível sobre todo o percurso dos hóspedes.
Por exemplo, as equipes de governança e manutenção devem estar em constante comunicação com o front-office para efetuarem corretamente os serviços necessários ao bem-estar físico do edifício; ou, se em conversa com a recepção o hóspede comentar que possui restrições alimentares, essa informação deve ser inserida de imediato no sistema para que os colaboradores da área de Gastronomia tenham conhecimento.
Integração com sistemas terceiros
A capacidade do PMS de integrar outros módulos adicionais tais como POS, CRM, soluções de e-commerce, channel manager, Booking Engine, gateways de pagamento, entre outros, alinhado a um PMS com musculatura para atender às necessidades de cada unidade, é algo cada vez mais valorizado.
Através do portal de APIs da Host, que providencia as informações necessárias aos parceiros, o software de gestão da sua unidade ou rede hoteleira consegue se conectar com qualquer fornecedor externo, ao nível de pagamentos, canais de distribuição e muito mais. Assim, terá um PMS altamente ajustado ao seu negócio.
Para saber mais sobre o Host PMS, basta acessar o link.
(*) Crédito da foto: Divulgação/Host Hotel Systems
