Flavio Guersola é especialista em Gestão Empresarial

Como elaborar uma Ficha Técnica, um dos assuntos mais buscados na internet pelos empreendedores que pensam em montar um negócio gastronômico. O futuro empreendedor quer e tem a necessidade de ter ideia de como se monta essa ferramenta, que particularmente julgo ser de suma importância na gestão do novo negócio. Inicialmente as informações contidas nas diversas mídias especializadas parecem claras e fáceis de serem seguidas para montagem das fichas técnicas. Todavia existem detalhes técnicos que devem ser levados em consideração e que exigem experiências e conhecimentos específicos no assunto. Algumas dicas importantes que poderão auxiliar você na construção das fichas técnicas serão abordadas nesse artigo.

Como uma âncora, buscamos sempre trabalhar com citações de artigos científicos consagradas e de grandes e importantes empresas como por exemplo: (SEBRAE, 2014) O local ideal para a elaboração da FICHA TÉCNICA é a própria cozinha do restaurante, utilizando utensílios próprios ou medidores padronizados. A FICHA TÉCNICA, é um instrumento gerencial elaborado para apoiar a operação, pelo qual se fazem o levantamento dos insumos, custos de preparo, valor de venda, ordenação do preparo, assim como existe também a possibilidade de se inserir e o cálculo do valor nutricional, portanto, útil para subsidiar o planejamento do cardápio. (PIMENTEL, 2005)

Na gastronomia existem dois tipos de fichas técnicas. A primeira a ser destacada é a Ficha Técnica Gerencial, onde é observada a descrição do prato, foto, itens, mas com um forte destaque para a apuração do custo de produção e valor de venda, que vem auxiliar o gestor nas suas analises e tomada de decisão. 

Dando sequencia, mais um ponto relevante que não pode faltar na FT gerencial é a data de atualização, para que não apareçam surpresas de custos e valores de venda. Na visão do autor, as FTs gerenciais devem ser atualizadas no mínimo duas vezes ao ano, mas o ideal seria uma atualização para cada estação do ano.   

A Ficha Técnica Operacional apresenta obrigatoriamente a foto do prato para trazer segurança na padronização, assim como a descrição criteriosa com relação ao modo de preparo, listando insumos, utensílios e equipamentos. Outro informação que deve ser apresentada nessa tipo de FT é o tempo de preparo do prato para auxiliar a cozinha na comunicação com o garçom.

O primeiro passo para produção da ficha técnica e entender quais as informações são necessárias para sua confecção, segue abaixo essa lista.

Olhando os itens acima, temos dois pontos que afirmo ser de grande relevância para elaboração da sua FT e são os que mais geram dúvidas. Estamos falando do Fator de Correção dos insumos e do rendimento das Receitas. De forma simples vamos esclarecer esses dois pontos para que você não tenha dúvidas quando for construir as suas FT's.

O Fator de correção está diretamente ligado aos insumos de forma unitária, ou seja, ele se aplica para cada item da sua receita. Desta forma sua aplicação está diretamente ligada aos pratos a la carte. 

Apresento agora um exemplo que foi visualizado em um cliente, que sem imaginar estava praticamente pagando para vender um dos seus pratos. Esse proprietario tinha em seu cardápio um prato de massa fresca com molho de tomate, manjericão e lagostas. Na montagem da FT o cliente listou todos os insumos, entretanto não se atentou em corrigir os valores dos insumos, mas a perda da lagosta era relevante já que ela tinha um pouco mais de 40% do seu peso destacado na nota fiscal composto por casca e gelo. Vamos ao cálculo:

1kg de lagosta na nota fiscal custava R$ 98,00. Após o processo de degelo, retirada da casca e limpeza, sobraram 590 gramas. O caminho agora é dividir o valor da nota fiscal pela quantidade encontrada após o processo de manipulação, desta forma encontraremos o valor de uma grama, na sequencia multiplicamos por 1.000, para encontrarmos o valor quilo corrigido.

Sobre rendimento, afirmamos que esta questão está relacionada com a produtividade de uma receita especifica. Este ponto é observado quando na produção de uma receita e se mensura o quanto ela pode render. Quando construímos a FT de um prato que apresenta algumas guarnições. Para agilizar o processo de confecção do prato, algumas guarnições são produzidas em grande volume, mas nem sempre a mensuração do custo desta porção é feita de forma correta. Já vimos muitos erros quando o empreendedor busca conhecer o valor final do seu prato. Citando rapidamente podemos dizer que na produção de 1kg de arroz, chegamos no final da cocção com mais de 2kg de arroz pronto, praticamente dobrando o peso, mas olhando outras receitas pode acontecer o inverso, como por exemplo a receita de um Estrogonofe de frango, onde se coloca 1 kg de frango e depois de limpeza e cocção se perde quase 20%, chegando a 800 gramas de proteína.  

Processo de Elaboração da Ficha Técnica

Restaurantuer, gestor de A&B (alimentos e bebidas) e chef de cozinha, devem compreender, elaborar e implementar as FICHA TECNICAS. As FT's precisam ser consideradas como um dos mais importantes documentos para o empreendimento. Entretanto, parte dos restaurantes não utilizam a FICHA TECNICA ou se as tem, não as utilizam corretamente. Uma das explicações para a não adoção essa ferramenta fundamental nos restaurantes seria o trabalho e a demora em sua elaboração. (AKUTSU et al, 2005)

Se você quer ter um negócio de sucesso a “falta de tempo” não pode ser sua desculpa, essa omissão  pode custar seu negócio e tudo o que você idealizou, levando até a sua falência.

Vamos falar sobre Estrutura

Não identifiquei ainda um modelo específico para criação de uma FICHA TÉCNICA, pode-se dividi-la em dois modelos básicos, podem existir mais fichas se assim o gestor do restaurante julgar necessário.

A Ficha Técnica Gerencial identifica todos os custos de matéria-prima inerente àquela preparação, quero apresenta-la aqui em partes. 

1. Onde será identificado: na parte superior: Nome da preparação e sua referência;
2. No seu corpo: Nome do produto ou insumo, Quantidade Líquida (quantidade usada na receita), Unidades (quilos e litros), Valor Unitário (valor de compra de cada produto), Rendimento (peso líquido / peso bruto), Quant. Bruta (quant. líquida / rendimento) e Valor Total (quant. bruta x valor unitário);
3. E no rodapé: Valor total da preparação (somatório dos valores de cada item), porção (valor total da preparação / rendimento da porção) e valores de venda (possíveis preços de venda).

A Ficha Técnica Operacional identifica todas as etapas da produção do prato, além de exibir uma fotografia do prato montado, sendo usada para auxilio da equipe de cozinha.

Importância

Este tipo de documento de controle de custos e formação de preços dentro do restaurante é bastante eficiente, exigindo atenção tanto do chef de cozinha quanto do gestor financeiro, para não permitir que ocorram desperdícios de insumos. É importante que seja realizado um inventário diário dos itens mais caros da cozinha para evitar grandes perdas. Como os itens caros estão porcionados e embalados?

Individualmente, basta contá-los no final do serviço e fazer o cruzamento com o relatório de vendas. Qualquer diferença, para menos ou para mais, indica que o controle não está sendo efetivo e rígido o suficiente. 

O investimento em softwares que utilizam a FICHA TÉCNICA, dando baixa direta em ingredientes e fornecendo custos de cada produção dentro da cozinha são formas de agilizar e deixar mais organizados todos esses documentos. (RODRIGUES, 2012)

A utilização da FICHA TÉCNICA é tão importante que mesmo não sendo aplicada no começo do restaurante, sendo aplica anos depois ou apenas atualizações, ela consegue reduzir custos e diminuir prejuízos. (PIMENTEL, 2010)

Segundo Gomes (2007), […] O El Kabong, após reformulação das FICHA TECNICA, houve uma queda em 40% no prejuízo mensal do restaurante. […] reformulou suas fichas técnicas. Também diminuíram as criticas de variações existentes no mesmo prato. Demoramos quase um ano para colocar todo o esquema das fichas técnicas em ordem. Por isso sempre indico que a façam antes de abrir o restaurante. O prejuízo será menor, em todos os sentidos. O uso da FICHA TECNICA traz várias vantagens para o restaurante, apesar de trabalhosa mas se torna um documento necessário para qualquer gestor financeiro. 

Segundo Fonseca (2011), garantir a qualidade dos produtos produzidos através desse instrumento proporciona algumas vantagens:

· Registrar quantidades de matéria-prima utilizadas nas preparações;
· Padronizar quantidades de matéria-prima nas preparações;
· Padronizar a montagem e apresentação dos pratos;
· Identificar os custos da produção;
· Registrar os processos da produção;
· Manter um histórico das preparações do restaurante;
· Permitir a comparação das informações de consumo;
· Facilitar as projeções de compras e especificações de mercadorias;
· Controlar os volumes de matéria-prima requisitados;
· Comprar as informações de consumo com as informações de vendas.

Conclusão

Entendemos que junto aos projetos atendidos por nos a primeira preocupação de um gestor é garantir a qualidade dos produtos produzidos e isso é totalmente possível ser feito com a ajuda da FICHA TÉCNICA, fica claro que a FICHA TÉCNICA é uma ferramenta e documento de extrema importância para todo o restaurante, reduzindo e até identificando as perdas dentro da cozinha e do estoque. Sendo uma ferramenta de grande importância na redução de custos e redução de prejuízos. Prevendo e evitando até mesmo a falência de alguns restaurantes.

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Flávio Guersola é especialista em Gestão Empresarial pela Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado (FECAP), graduado em Hotelaria pela Faculdade HOTEC e Técnico em Alimentos e Bebidas. Profissional com mais de 20 anos de experiência em gestão e gerenciamento de empreendimentos gastronômicos, em empresas nacionais e multinacionais, de pequeno, médio e grande porte, no mercado de hospitalidade. Atuou como responsável pelo departamento de Alimentos e Bebidas em empresas de polo econômico e na categoria midscale e upscale.

Atua como professor e palestrante, com expertise nas áreas de gerenciamento de alimentos e bebidas, planejamento de cardápio e gestão empreendedora. É um dos executivos gestores da Guersola Consultoria, sendo responsável pela Área Operacional

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(*) Crédito da foto e imagens: divulgação/arquivo pessoal