Com 20 anos de atuação na hotelaria e no setor de hospitalidade, Paulo Ventura está no Expo Center Norte desde 2012, onde acompanha de perto a operação de um dos principais complexos de eventos de São Paulo. Presidente da Ubrafe (União Brasileira de Feiras e Eventos de Negócios) desde 2022, o executivo construiu sua trajetória valorizando as relações humanas e o papel dos encontros presenciais na geração de conexões e oportunidades de negócios.
Durante uma conversa no escritório do Expo Center Norte, ele mencionou que a relevância dos eventos vai além da estrutura ou programação. “Nossas principais qualidades são aproximar pessoas, promover conhecimento e criar experiências que dificilmente seriam reproduzidas da mesma forma em outros ambientes”, comentou.
Nesta edição do Três perguntas para, Ventura fala sobre os desafios pouco conhecidos da operação de grandes eventos, as transformações do mercado e as oportunidades que devem orientar o futuro do segmento Mice.
Três perguntas para: Paulo Ventura
Hotelier News: Qual é o maior desafio de comandar um complexo de eventos como o Expo Center Norte que pouca gente conhece?
Paulo Ventura: O maior desafio é a logística. Quando o público chega a um evento, vê toda a grandiosidade do espaço, com palco, som, cadeiras e estandes montados, mas nem sempre percebe a operação necessária para que tudo esteja pronto. E essa operação vai muito além da montagem em si. Existe toda uma movimentação de materiais, equipamentos e caminhões que precisa ser coordenada.
Um dos nossos principais desafios é organizar o compartilhamento das vias públicas e das áreas de carga e descarga, conciliando a circulação de veículos com as necessidades dos eventos. Precisamos garantir, por exemplo, que a estrutura de um grande palco seja montada enquanto caminhões entram e saem para carregar e descarregar equipamentos, sem comprometer a operação.
Na APAS Show, por exemplo, recebemos cerca de 1,6 mil caminhões em um período de seis a sete dias. Depois, precisamos organizar a retirada de toda essa estrutura em apenas 2 dias. É um volume muito grande, que exige planejamento e decisões constantes. A tecnologia ajuda, mas não resolve tudo. Um gestor precisa estar preparado para tomar decisões o tempo todo, assumir as consequências e corrigir o que não funciona como esperado. Não tomar decisões é o pior caminho. A logística é, sem dúvida, um dos maiores desafios de quem administra um espaço de eventos desse porte.
HN: Que transformação no mercado de eventos mais mudou sua forma de enxergar o negócio nos últimos anos?
PV: Quando comecei a trabalhar no mercado de eventos, há quase 14 anos, tinha a percepção de que esse era, essencialmente, um mercado de relacionamento, em que as pessoas se encontravam para ampliar suas redes de contatos. Com o tempo, entendi que o objetivo vai além: as pessoas vêm aos eventos para fazer negócios.
O que mudou foi a necessidade de gerar resultados concretos para quem participa. Costumo dizer que uma feira só é feira quando tem freguês. É preciso ter pessoas interessadas no que está sendo apresentado, comprando, vendendo e fazendo negócios. Se isso não acontece, o evento perde relevância.
Ao mesmo tempo, o conhecimento passou a ter um papel cada vez mais importante. Não basta reunir pessoas e criar oportunidades comerciais: é preciso oferecer conteúdo e proporcionar aprendizado. Tudo isso se conecta a uma palavra que considero fundamental hoje, que é experiência. Um evento precisa oferecer algo relevante para o participante, que justifique sua presença e faça com que ele queira voltar. Essa combinação entre negócios, conhecimento e experiência mudou a maneira como enxergo o setor e o que considero essencial para o sucesso de um evento.
HN: Quando você olha para o futuro do mercado Mice, qual oportunidade considera mais promissora?
PV: Acredito que a grande oportunidade está em aproveitar melhor o tempo e o espaço. O tempo é o nosso bem mais precioso, porque é um recurso que não podemos recuperar quando o perdemos.
Gosto de usar uma analogia para explicar isso. Se você fosse dono de um restaurante e perguntasse qual é o produto mais perecível do negócio, muita gente responderia que é o alface, o pão ou a carne. Mas o produto mais perecível é a cadeira. Se uma mesa não for ocupada durante determinado período, aquela oportunidade de atender um cliente foi perdida. O mesmo acontece em um avião: quando as portas se fecham e a aeronave decola com um assento vazio, aquela possibilidade de venda não pode ser recuperada.
No nosso caso, o tempo também é um recurso que não podemos desperdiçar. Por isso, vejo uma grande oportunidade na evolução dos processos de montagem e desmontagem dos eventos. Quanto menos tempo gastarmos com atividades que não fazem parte do objetivo principal do evento, melhor aproveitaremos a estrutura disponível.
Desenvolver modelos construtivos mais eficientes, que reduzam o tempo necessário para montar e desmontar os espaços, pode aumentar a rentabilidade tanto do empreendimento quanto do organizador. Além disso, permite que os participantes aproveitem melhor o ambiente, que se torna mais funcional, acolhedor e favorável à realização de negócios. Para mim, essa evolução na relação entre espaço e tempo será uma das principais transformações do mercado de eventos nos próximos anos.
(*) Crédito da foto: Lucas Kina/Hotelier News
